57 ungelesene E-Mails. Montag, 8:14 Uhr. Kommt dir bekannt vor?
Die Übersetzung
Der eine Copilot-Prompt, der mir jede Woche Zeit spart
Ich probiere viele KI-Prompts aus. Die meisten vergesse ich nach einem Tag. Aber einen benutze ich seit Wochen fast täglich.
Es geht nicht um einen magischen Satz. Es geht um ein Prinzip.
Das Problem, das die meisten mit Copilot haben:
Du öffnest Copilot, tippst „Schreib mir eine Zusammenfassung" — und bekommst etwas, das klingt wie eine Pressemitteilung. Du denkst: „Kann ich auch selbst." Und machst das Fenster zu.
Das ist nicht Copilots Schuld. Das ist ein Prompt-Problem.
Die meisten Prompts scheitern an zwei fehlenden Zutaten: Kontext und Zielformat.
Der Prompt, den ich täglich nutze:
Ich bekomme regelmäßig E-Mail-Threads mit 10+ Nachrichten. Stakeholder-Abstimmungen, Projektentscheidungen, Rückfragen in alle Richtungen.
Mein Prompt in Outlook-Copilot:
„Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen. Gliedere in: (1) Bereits getroffene Entscheidungen, (2) Offene Punkte, (3) Nächste Schritte mit verantwortlicher Person. Schreibe in Stichpunkten, maximal 10 Zeilen."
15 Sekunden. Die manuelle Alternative: 5 bis 15 Minuten.
Warum das funktioniert:
Drei Dinge machen den Unterschied:
→ Struktur — drei Kategorien statt „fasse zusammen." Copilot muss nicht raten.
→ Zielformat — Stichpunkte, maximal 10 Zeilen. Ohne Begrenzung bekommst du eine Zusammenfassung, die so lang ist wie der Thread selbst.
→ Handlungsbezug — nächste Schritte mit Verantwortlichkeiten. Macht das Ergebnis direkt nutzbar.
📌 Nach meinem Osterurlaub war der Prompt gerade für sehr lange Mail-Ping-Pongs ein Game Changer. Ich würde Lügen, wenn ich sage, er hat alles zu 100% erfasst. Aber für das erste Überfliegen und erfassen, was passiert ist, richtig gut. Aber immer nochmal den original Mailverlauf überfliegen, manchmal vergisst der Copilot noch Dinge.
Das Prinzip dahinter:
Was für E-Mails funktioniert, funktioniert überall. Egal ob Dokument, Protokoll oder Textentwurf — der Unterschied zwischen mittelmäßig und brauchbar liegt in:
→ Kontext (was ist die Ausgangslage?) → Struktur (wie soll das Ergebnis aufgebaut sein?) → Begrenzung (wie lang, wie detailliert?)
Das Ergebnis ist nie perfekt. Es ist 80 %. Aber 80 % in 15 Sekunden statt 100 % in 10 Minuten — das verändert, wie du durch den Tag kommst.
Kurz & Konkret
🛠 Tool der Woche Copilot in Word: „Auf Grundlage von Datei entwerfen". Du gibst ein bestehendes Dokument als Referenz an und Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit gleicher Struktur und Tonalität. Praktisch für wiederkehrende Berichte.
🔢 Zahl der Woche Wissensarbeiter verbringen laut Microsoft Work Trend Index 57 % ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation: Meetings, Mails, Chat. Nur 43 % mit eigentlicher Arbeit. Selbst wenn KI nur einen Teil davon abnimmt, ist der Hebel erheblich. Microsoft Work Trend Index
Übersetzt für dich
Nutzt du Copilot oder ein anderes KI-Tool im Alltag? Was funktioniert — und wo bist du enttäuscht worden?
Antworte mir. Ich sammle die Erfahrungen für eine „Best of Leser"-Ausgabe.
Bis nächsten Montag.
Florian
Übersetzt. erscheint jeden Montag. Was KI für deinen Arbeitsalltag konkret bedeutet.
